Dokumentation von Mehrkosten

Die Dokumentation der Kosten für die nachhaltige Ausrichtung der Veranstaltung ist ein entscheidender Schritt zur Schaffung von Kostentransparenz und zur effektiven Verwaltung des Budgets. Durch eine detaillierte Aufzeichnung aller Ausgaben, die mit nachhaltigen Praktiken und Materialien verbunden sind, gewinnt ihr nicht nur einen klaren Überblick über eure finanziellen Ressourcen, sondern schafft auch eine Grundlage für zukünftige Veranstaltungen.

Eine sorgfältige Kostenaufstellung ermöglicht es euch, die finanziellen Vorteile nachhaltiger Maßnahmen besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise könnt ihr ermitteln, welche Investitionen sich langfristig durch Kosteneinsparungen, wie etwa durch reduzierte Energiekosten oder weniger Abfall, auszahlen. Zudem bietet die Dokumentation die Möglichkeit, die finanziellen Auswirkungen nachhaltiger Praktiken zu kommunizieren, sowohl intern im Team als auch extern gegenüber Sponsoren und Teilnehmenden.

Um die Kosten systematisch zu dokumentieren, solltet ihr ein geeignetes System wählen, das alle relevanten Ausgaben erfasst. Hierzu gehören beispielsweise Kosten für umweltfreundliche Materialien, nachhaltige Transportlösungen, Catering mit regionalen Produkten und Ausgaben für Schulungen oder Workshops zur Sensibilisierung des Teams für nachhaltige Praktiken. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Dokumentation ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Kosten aktuell und korrekt erfasst sind.

Darüber hinaus kann die erstellte Kostenübersicht als wertvolle Ressource für die Planung künftiger Veranstaltungen dienen. Indem ihr aus den Erfahrungen der aktuellen Veranstaltung lernt und die dokumentierten Kosten analysiert, könnt ihr realistischere Budgetplanungen vornehmen und gezielt an der Optimierung eurer nachhaltigen Maßnahmen arbeiten. So wird die Dokumentation der Kosten zu einem integralen Bestandteil eures Nachhaltigkeitskonzepts, der nicht nur die Transparenz fördert, sondern auch zur kontinuierlichen Verbesserung eurer Veranstaltung beiträgt.

Nachhaltiges Handeln muss nicht zwangsläufig zu Mehrkosten führen. Das Reparieren, das Wiederverwenden und das Leihen von Materialien und Produkten kann sogar Kosten einsparen und ist gleichzeitig umwelt- und ressourcenschonend. Wenn eine Neuanschaffung jedoch unumgänglich ist, sind Produkte, die ökologisch verträglich und fair hergestellt werden, häufig teurer als vergleichbare Produkte. Dennoch besitzen nachhaltige Produkte einen großen Mehrwert. Vorteile können geringere Umweltbelastungen bei der Produktion, faire Arbeitsbedingungen, weniger Schadstoffe in den Produkten selbst sowie eine hohe Qualität und Langlebigkeit sein. Und auch wenn nachhaltige Produkte bei der Anschaffung zunächst Mehrkosten verursachen, kann sich die Investition auf lange Sicht auszahlen. Ein einfaches Beispiel hierfür ist der Einsatz von LED-Beleuchtung. Rechnet man die Dauer der Nutzung und die Einsparung der Energie ein, führen die getätigten Mehrkosten auf lange Sicht zu einer Kosteneinsparung. Als Hilfsmittel für die Kosten Kalkulation, zumindest für die Anschaffung von technischen Geräten, können Amortisationsrechner dienen.

Als Veranstalter*in gilt es sich also stets zu fragen: Können die Mehrkosten einer Neuanschaffung auf lange Sicht wieder gedeckt werden? Und welche kostengünstigen Alternativen zur Neuanschaffung stehen mir zu Verfügung? Auch wichtig zu bedenken: Der sorgsame Umgang und die geeignete Lagerung von Materialien und Gegenständen können zur Langlebigkeit dieser und somit zu einer Kosteneinsparung beitragen.

Ein erster Eindruck kann auch die Studie “Umwelt- und Kostenentlastung durch eine umweltverträgliche Beschaffung“ des Öko-Institut e.V. liefern. Sie bezieht sich zwar auf die Verwaltung des Landes Berlin – unter den 15 betrachteten Produkten und Dienstleistungen sind aber auch einige für den Veranstaltungsbereich relevant. Aus den Ergebnissen geht hervor, dass umweltverträgliche Varianten auf den gesamten Lebenszyklus gerechnet häufig sowohl Kosten als auch Emissionen einsparen.