Die Einhaltung von Nachhaltigkeitskriterien ist mit Partner*innen mit einem Vertrag oder durch verbindliche Checklisten geregelt.
Der Artist Rider ist Teil des Vertrags zwischen Künstler*innen und Veranstalter*innen, in dem im Rahmen einer ressourcenschonenden Veranstaltung ebenfalls Nachhaltigkeit als Leitbild verankert sein kann. Paradigm Agency (zuvor Coda) und die gemeinnützige Organisation „A Greener Festival“ haben gemeinsam einen Green Artist Rider entwickelt, der als Vorlage genutzt werden kann. Die aktuelle Version des Riders von 2019 ist unter Angabe einer Mailadresse auf dieser Website downloadbar.
Es werden u.a. die Themen Transfer, Bewirtung und Beschaffung von neuem Equipment behandelt. Hier findest du Hintergrundinformationen zur Entstehung des Green Artist Riders.
Im deutschsprachigen Raum ist das Green Touring Network Ansprechpartner*in mit Expertise für die Planung und Durchführung nachhaltigerer Touren.
Bei der Organisation, Programmplanung und (Vorab-)Kommunikation mit Ausstellenden, Standbetreiber*innen und anderen Partner*innen der Veranstaltung sollte Nachhaltigkeit gleich mitbedacht werden:
- Handelt es sich bei der Vertragspartner*in um ein (junges) Unternehmen oder bspw. einen gemeinnützigen Verein?
Aussteller*innen können unterschiedlich bepreist werden, um die vorhandenen finanziellen Ressourcen von Standbetreiber*innen zu berücksichtigen.
- Welches Produkt/ welche Dienstleistung bietet die Vertragspartner*in konkret an?
Vorher klar abzusprechen, welche Dienstleistung z.B. an einem Stand angeboten wird, ermöglicht Veranstalter*innen vorab bzgl. vorhandener Nachhaltigkeitsziele der Veranstaltung nachzusteuern und nicht am Veranstaltungstag mit umweltschädlichen Give-Aways überrascht zu werden.
- Welche Standfläche wird von Aussteller*innen in qm benötigt? Welcher Stromanschluss und welches zusätzliche Mobiliar wird benötigt?
Viele Veranstaltungen fragen nach dem benötigten Stromanschluss. Es kann allerdings auch sinnvoll sein, mit Standbetreiber*innen ins Detail zu gehen und konkret die Geräte abzufragen, die z.B. mit Strom versorgt werden sollen. Bei der Planung alternativer Energiekonzepte helfen diese Informationen beim bedarfsgerechten Einsatz von Energie.
- Sollen Aussteller*innen verpflichtet werden, eine Pauschale zu entrichten, um z.B. ihre Anreise standardmäßig zu kompensieren und die nachhaltige Umsetzung der Veranstaltung zu gewährleisten?
Um ggf. Mehrkosten für Reinigungsmaßnahmen aufzufangen oder die Kompensation von Emissionen zu finanzieren, können Aussteller*innen dazu verpflichtet werden, eine Umweltpauschale zu entrichten.
- Gibt es Möglichkeiten für Austeller*innen, sich über ein anderes Format als einen Infostand zu präsentieren? Welches Format möchte die Aussteller*in in welchem Umfang wahrnehmen?
An Infoständen werden in vielen Fällen vor allem bedruckte Flyer verteilt. Dabei ist diese Art der Informationsweitergabe nicht immer der effektivste oder spannendste Weg, um sich als Organisation auf einer Veranstaltung vorzustellen. Mitmachaktionen, die sogar mehrfach auf Veranstaltungen aufgebaut werden können, können ggf. ressourcensparender sein und einen langanhaltenderen Effekt bei Besucher*innen haben.
- Gibt es eine Eventapp oder Onlineangebote, in denen sich Aussteller*innen präsentieren können? In welchem Umfang und was genau möchte die Aussteller*in über die Kanäle kommunizieren?
Digitalisierte Kommunikation kann auf der einen Seite helfen, den Einsatz gedruckter Informationsmaterialien zu reduzieren, auf der anderen Seite bieten z.B. Eventapps die Möglichkeit, viele Teilnehmer*innen auf dezentralen Veranstaltungen gleichzeitig z.B. zu Abläufen, dem Programmangebot aber auch zu Sturmwarnungen zu informieren.
Am einfachsten ist die Kommunikation mit potenziellen Projektpartner*innen, wenn für alle Seiten klar ist, zu welchem Zweck kooperiert wird, was verhandelt wird und ggf. zu welchem Preis. Mit Dienstleister*innen werden in vielen Fällen Verträge geschlossen, in denen die Bedingungen für die Kooperation festgelegt werden. Im Rahmen einer Veranstaltung, die in ihrer Nachhaltigkeitsleistung verbessert werden soll, ist es empfehlenswert z.B. ein Leitbild zu entwickeln, dass den Veranstalter*innen und Kooperationspartner*innen für die angestrebte Nachhaltigkeitsleistung Orientierung geben kann.
Mit Partner*innen, mit denen die Kooperation nicht vertraglich geregelt wird, können Veranstalter*innen trotzdem eine Selbsterklärung unterzeichnen lassen, in der die Partner*innen bestätigen, dass sie sich klar mit den Werten der Veranstaltung identifizieren. Wenn mit Partner*innen kein Vertrag über die zu erbringende Nachhaltigkeitsleistung besteht, ist es schwierig, diese als Veranstalter*in zur Verantwortung zu ziehen. Nichtsdestotrotz können Veranstalter*innen aufmerksam verfolgen, wann welche Vereinbarungen nicht eingehalten worden sind, und nach der Veranstaltung das klärende Gespräch suchen, sobald der Stress der Veranstaltungstage selbst abgefallen ist.
Dienstleistende, insbesondere Standbetreiber*innen, können die nachhaltige Durchführung eurer Veranstaltung maßgeblich beeinflussen. Eine verbindliche Regelung zur Einhaltung von Verhaltensweisen und Kriterien empfiehlt sich vor allem für Events wie Straßenfeste, Weihnachtsmärkte oder Festivals und Sportveranstaltungen mit vielen Foodtrucks. Kriterien, die die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit schaffen, sind beispielsweise:
- Erhebung von Basisdaten (z.B. Stromverbrauch, Abfallvolumen, Verpackungsart der Produktausgabe)
- Einhaltung von Maßnahmen zum Mitarbeiter*innen-Schutz
- barrierefreie Kommunikation durch den Einsatz von Piktogrammen
- Kennzeichnung tierischer Produkte
- Plastikfreie Ausgabe von Speisen und Waren an Gäste
- Reduktion des Energieverbrauchs (z.B. durch Einsatz von LED-Beleuchtung)
- Reduktion von Lebensmittelverschwendung (z.B. durch Kooperationen mit Foodsharing-Initiativen)
- Schutz kritischer Ressourcen & Tierschutz in der Beschaffung von Lebensmitteln und Cateringprodukten
- Grundwasserschutz durch Einsatz nachhaltiger Reinigungsmittel
Die Details zur Einhaltung der Maßnahmen können mehr oder weniger streng angesetzt werden. Um einen niedrigschwelligen Einstieg zu ermöglichen, empfiehlt es sich, die Kriterien zu staffeln und besonders nachhaltiges Verhalten mit Anreizen zu belohnen. Weiterführende Kriterien können die oben genannten Maßnahmen verschärfen, strengere Auflagen bezüglich der Verpackungen oder Beschaffung von Lebensmitteln enthalten und zusätzlich an der Mobilität der Standbetreibenden, der Zubereitungsart von Speisen, der Kommunikation der Maßnahmen und der Entwicklung einer Nachhaltigkeitsstrategie ansetzen. Beispiele für Standbewerbungen, Verträge oder Vertragsanhänge mit Nachhaltigkeitsmaßnahmen findet ihr in der Bibliothek in der GEHH-Tatenbank!
Eine nachhaltige Veranstaltung hört nicht bei euch auf, auch die Dienstleister*innen, wie z.B. der gastronomische Standbetreiber, müssen mit ins Boot geholt werden. Dafür ist eine transparente und verständliche Kommunikation der Nachhaltigkeitsmaßnahmen für die Dienstleistenden sinnvoll. Ein (freiwilliger) Zusatzvertrag kann Vertrauen auf beiden Seiten schaffen und gleichzeitig die Maßnahmen erläutern.
Um Dienstleister*innen aktiv in das Nachhaltigkeitskonzept einzubeziehen und sie zu einem Beitrag zur Erreichung der festgelegten Nachhaltigkeitsziele zu verpflichten, schließt z.B. die altonale GmbH einen Zusatzvertrag „Nachhaltigkeit“ mit ihren Dienstleister*innen ab. Darin wird in ungefähr 100 Wörtern gerahmt, welchen Anteil Dienstleistungen an den gesamten Emissionen der Veranstaltung ausmachen und welcher Zweck mit dem Zusatzvertrag angestrebt wird. Danach werden stichpunktartig die verbindlich umzusetzenden Nachhaltigkeitsmaßnahmen für Standbetreiber*innen aufgelistet, sowie die freiwilligen Maßnahmen, die von der Veranstalter*in begrüßt würden. Die umzusetzenden Maßnahmen sind sehr konkret formuliert wie z.B. der komplette Verzicht auf Plastiktüten an Ständen oder die sortenreine Trennung von Abfall. Des Weiteren könnte z.B. festgelegt werden, welche Quoten an regionalen, saisonalen und biologisch produzierten Lebensmitteln an Foodtrucks erfüllt werden sollen oder welche Einwegmaterialien eingesetzt werden, wenn Mehrwegsysteme nicht einsetzbar sind.
Das Reeperbahn Festival hängt an Verträge mit Dienstleister*innen ebenfalls einen Nachhaltigkeitspassus an, sodass Vertragspartner*innen des Festivals eine Absichtserklärung mit ca. 200 Wörtern unterschreiben, in der vor allem auf den Verzicht von Einwegmaterialien und die bevorzugte Nutzung von Ökostrom hingewiesen wird.
Beim WAKE UP Festival wird von allen Ausstellenden eine Umweltpauschale erhoben, um z.B. die durch die An- und Abreise emittierten Treibhausgase zu kompensieren und um für die Reinigung der Veranstaltungsstätte aufkommen zu können.
Diese Maßnahme trägt zur Erreichung folgender UN-Nachhaltigkeitsziele bei: